安排商务访问并由商务访问的单位发出邀请函或者业务活动安排已经落实的确认函，是很多公务团组办理国内审批和签证手续必不可少的环节。有的单位自己可以联络这些访问，但有的（可能是大部分）无力安排这些访问，需要由我们代为联络、安排。 现就有关事项介绍如下:
一、使领馆需要什么样的邀请函

1. 如果发函单位是的对口业务单位, 而且是去拜访这个单位, 则只需要这家单位发函即可。
2. 如果发函单位不是直接被访问的单位, 而是一个业务访问的安排者(FACILITATOR), 则除了由这个单位发出邀请函外, 还需要由被访问的那个或者那些单位分别再发出一个业务活动访问已经落实的确认函。

二、邀请函和确认函有什么区别

邀请函通常要写明访问多长时间、访问的地点、被邀请人是哪些等等。


业务活动的确认函只是说明你们这个团来我们这里访问的事宜已经落实。
三、可以从哪些机构拿到业务活动的邀请函或者确认函

1. 展会主办者。 这是相对比较容易拿到函件的地方，因为任何一个展会的主办者都希望多一点人来看这个展览. 而美国的各种展览又多得数不胜数。
2. 会议主办者。 如果只是一个会议, 没有展览, 拿到函件的难度比上述要大一些，但也是很可能的。美国各种学术会议也很多很多, 这些会议主办单位也可以发函.
3. 政府部门。 理论上, 任何一级和任何一个政府部门都可能发函。但实际上, 热点地区部门的函件非常难拿, 很多时候, 愿意发函的单位又不在我们的旅行线路上而又去不了。
4. 企业。 无论是工商还是金融企业, 当接到您要去访问的要求时, 他们首先会考虑一个问题，即为什么要接受您来访问、您来访问对它有什么益处。此外, 还要看他在中国是否已经有了办事处、分公司或代理商。如果有, 他会让您去找在北京的机构去联络您的事情，所以找公司的邀请不容易

四. 我们可以在多长时间内拿到邀请很难说。

但几乎可以肯定的是, 要在一两天之内拿到邀请几乎是不可能的。原因是: 邀请书来自一个愿意接受我们去访问的机构, 有了这个访问, 才有邀请我们来的事情。如果愿意接待, 他得决定有谁要参加会见, 要一个一个问这些人他们是否有时间, 能不能参加活动。如果这些人都不能参加, 他就告诉您不能安
排, 也就不可能给您发邀请或确认；如果多数人没问题, 他才最后确定可以, 这个时候才可能给您发出邀请函或确认函。这个过程长短不等, 可能因为这个人或某位主要负责人不在或其他原因推辞。外国人对接待访问的事情都是很认真的, 在他们看来, 你们这么远从中国跑来, 如果达不到访问的目的, 不如不来。通常, 我们需要至少一周时间把邀请或确认的事情办好, 但一般也都不会超过三个星期, 所以差不多是一个星期以上, 三个星期之内。


五、需要提供给外方什么信息才能更好地联络邀请事宜

1. 访问日期。 这点很重要。因为刚才已经提到, 国外机构认认真真安排您的访问, 而且有些人可能是推辞或推迟了其他的活动来参加我们的会见，每改变一次会见日期都会使他们很为难，所以开始联络的日期最好不要改变，如果变来变去, 很可能他就不愿意或者没办法给您安排会见了, 您因此也无法赴国外访问了。
   
2. 来访者的头衔和访问目的。 这两项决定了他们是否愿意接受和安排我们的团来访问。
3. 每个团员的出生年月日, 护照号码, 所在单位和职务。
4. 是送签邀请还是报批邀请, 这一点很重要, 因为他们的操作程序不一样。
   

六、一个单位发了函之后, 我们是否真的要去访问
一定要。如前所述, 外国人是很认真地对待您的访问, 甚至是推掉或推迟其他重要活动来接待您的访问。如果您不去访问, 实际上是以不当手段骗取邀请和签证, 一旦通报该国使领馆, 所有当事人都可能受牵连, 将来很难再次访问该国. 所以, 绝不可以拿这件事开玩笑, 不能人家发了函我们就把他给忘了.


七、关于邀请函的收费
国外发函单位绝大多数是不收费的, 他们把这看成一项国际交往活动, 但目前越来越多的国外机构开始收费, 他们不是收邀请函的费用, 是收我们去参观访问的费用。有些访问活动的形式是由他们安排一次小型讲座, 有些是由他们安排代表团到相关单位参观